【開発の背景】
電子帳簿保存法の改正により、業務効率化が期待されている一方で、紙文書と電子文書、紙文書をPDF化したファイルが異なる管理システムで保存されることで、書類管理が煩雑になる課題があります。また、すべての書類を電子化するコストや、電子化するまでの書類整理に手間がかかることもDX推進の課題となっています。当社は1975年から文書管理を通じて、お客様へ新たな価値を提供してまいりました。お客様の理想とするDX化の伴走を模索した結果、紙の文書は倉庫で保管しながら必要な時に必要な書類だけを電子化でき、電子データも一括で管理できる新たなプラットフォーム「CLOUD CABINET」の開発に至りました。

【CLOUD CABINETの特徴】
■紙も電子も一括管理
CLOUD CABINETは、紙文書や電子文書、紙文書をPDF化したファイルもクラウド上で一括管理できる文書管理システムです。ユーザーは検索・出し入れ・廃棄などを1つのシステム上でできるほか、ファイルごとの権限貸与や閲覧ログの管理も可能です。また、電子契約サービスなどの複数ベンダー・外部委託サービスと連携することで、サービスを横断した一元管理を提供します。

■契約書台帳作成のサポート
現状の文書管理に課題があり管理を根本的に改善したいというニーズにお応えし、文書のスキャン、ファイル名の付与、Excelでの一覧ファイル納品までを含めた契約書管理台帳作成のサポートが可能です。それに加え、CLOUD CABINETの登録に必要なバーコードの貼付やファイリング作業も行います。

■1箱単位ではなく1文書単位での保管
CLOUD CABINETでは、書類を1箱（段ボール）単位でなく、1件（クリアファイル）単位で預かり、管理します。 業務にあわせた1件という管理単位を持つことで、システムでの検索性が高まり、廃棄期限を迎えた書類を適切に廃棄することができます。

■必要な時に必要な分だけ電子化
保管している書類1件単位での電子化依頼ができるため、すべての書類を電子化する必要がありません。
書面の閲覧が必要な際に、必要な書類だけを最短3時間で電子化し情報を確認することが可能となるため、効率良く電子化することができます。

【料金について】
CLOUD CABINETは、ユーザー登録数無制限で月額5万円から利用可能です。月額基本料金にはキャビネット1台分の保管料が含まれております。各種電子契約サービスとのAPI連携には、オプション費用が発生します。料金の詳細につきましては、以下よりお問い合わせください。
問い合わせ先：https://cloudcabinet.terrada.co.jp/#contact

【今後の展開】
●第3回 ニューノーマルワークスタイル EXPO【春】に出展
2023年2月7日（火）～9日（木）に、東京ビッグサイトで開催される「第3回 ニューノーマルワークスタイル EXPO【春】」に出展いたします。
日　時 ：2023年2月7日（火）～9日（木）10：00～17：00
会　場 ：東京ビッグサイト

【寺田倉庫のドキュメントソリューションサービスについて】 https://www.terrada.co.jp/document

1975年に提供を開始した書類保管サービスを主軸に、書類の電子化や台帳作成などのBPOサービスや、保管書類や電子化データの検索システムも提供しており、倉庫・電子化・システムの3つの側面から一元管理を可能にする文書管理サービスです。働き方の多様化により発生する書類管理のDX化や、オフィススペースの削減などお客様それぞれの課題に専任の営業担当者が伴走しながらサービス導入までサポートいたします。また、これまで培ってきた文書管理のノウハウから「すべての文書を電子化しない」という新しい選択肢も提案することで、お客様が理想とするワークスタイルやオフィス運営の実現を支援しています。
 
【寺田倉庫について】

社     名：寺田倉庫株式会社（Warehouse TERRADA）
代 表 者：代表取締役社長 寺田航平
所 在 地：〒140-0002 東京都品川区東品川2-6-10
設     立：1950年10月
U  R  L ：https://www.terrada.co.jp