日本郵便、SmartDB®で4,000もの簡易郵便局の管理台帳を統合契約情報の一元管理により、事務作業を70%以上削減へ

Excel・紙による契約手続や情報管理が膨大な事務作業の原因に

　日本郵便は郵便、貯金、保険の郵政の基幹サービスを中心に、地域のニーズにあったサービスを安全、確実、迅速に提供することを目指し、全国に約24,000局もの郵便局ネットワークを展開。 そのうち約4,000局は簡易郵便局として個人や法人に窓口業務を委託していますが、この委託契約に関する手続や管理業務の多くが紙やExcelで運用されていることで、さまざまな課題が発生していました。
　簡易郵便局業務の委託契約に関する手続は、本社・支社・委託先の間で、捺印された書面の郵送などでおこなっていました。 また、各支社ではそれぞれ独自に契約情報を管理しており、別々のExcelを台帳として保有。 本社では、支社からの報告を元にすべての簡易郵便局の情報を集約する必要があり、紙に記入された情報を転記する作業が大量に発生していました。
　簡易郵便局に関する情報は社内外への情報公開のために、月次でExcel台帳の情報を取りまとめ、書類を作成する必要がありました。 書類は内容に応じて記載すべき情報やフォーマットが異なり、約20種類にもおよびます。 対象の簡易郵便局のリストアップから報告内容の整理を含め、多大な作業時間を要していました。
　このように日本郵便は紙・Excelによる事務作業に追われていましたが、簡易郵便局業務の受託希望者を募集する活動や既存の簡易郵便局の課題解決につながる施策の検討の時間をより生み出し、また、情報の集約化でより簡便に情報資産の蓄積をおこなうことを目的に、簡易郵便局の情報を統合的に管理できる業務デジタル化基盤の検討を開始しました。

簡易郵便局管理の業務アプリをノーコードで開発できる点を評価

　日本郵便は委託先とのやり取りを含む簡易郵便局の管理業務全体を、現場部門自らデジタル化できる基盤を求めていました。 当初Webデータベースツールを中心に検討していましたが、高度な日本郵便の業務要件をクリアできるツールが見つからず、辿りついたのがSmartDB®︎でした。
　SmartDB®︎は高度なワークフローとWebデータベース機能を兼ね備えたノーコード開発基盤であり、現場部門でも簡易郵便局管理に必要な業務アプリを作成できる点を評価し採用が決まりました。 特に委託先や本社・支社など異なる立場の人が共通の業務アプリを利用する場合でも、きめ細かな権限制御により機密情報を含むデータを適切に管理できる点が日本郵便の求めるシステムとして適合していました。
　2022年6月から簡易郵便局における委託先との契約手続の一部においてSmartDB®︎の利用を開始しており、さまざまな業務効率化を実現しています。 たとえば、閲覧者の属性や利用の目的に応じた情報の表示・編集制御が可能になることで、本社・各支社で保有していた簡易郵便局に関する台帳の統一化を実現。 また委託先からの契約に関する変更申請がSmartDB®︎内で完結できるようになったほか、進捗管理や台帳へ情報を反映する作業も自動化。 蓄積したデータをあらかじめ定義したフォーマットのExcelに出力できることから、今後は社内外への情報公開に必要な書類の作成までも自動化していきます。
　日本郵便ではSmartDB®︎の活用によって委託契約の管理において入力転記作業の70%削減、報告書類や他システム連携用のデータ作成にかかる工数の80%削減を目指します。

【イメージ：SmartDB®︎で委託先との契約業務、社内外への情報公開を実現】

　ほかにも、年度末に集中する委託先からの郵送物の処理業務での利用も予定しています。 委託先がSmartDB®︎上で書類を提出できるようにすることで開封・保管作業やExcelへの情報転記作業が不要となり、さらなる負荷軽減を目指します。

　ドリーム・アーツは、今後も”協創”を理念に掲げ、「現場力強化」「企業競争力向上」に役立つトータルソリューションを提供してまいります。