JR北海道グループの北海道ジェイ・アール・システム開発、 次世代業務デジタル化基盤にSmartDB®を採用現場部門の手であらゆる業務をデジタル化

段階的な業務デジタル化で着実な業務変革を目指す

　北海道ジェイ・アール・システム開発は、JR北海道グループ内外多くのお客さまのシステムの提案・開発・運用・保全をおこなう情報サービス企業です。 JR北海道グループの一員として、すべてのお客さまに対して、ベストの提案と信頼関係を築けるソリューションパートナー企業を目指しています。
　一方、社内業務では総務人事関連から開発現場まであらゆる業務を紙、Excelを使って運用していたため、申請・承認業務による作成・確認工数の増大だけでなく、紙業務での働き方制限が発生するなどの業務課題を抱えていました。 例えば稟議書は業務ごとに32種類が存在し、あるひとつの業務では年間300～500件の稟議が必要になります。 特に四半期末は申請が集中するため、決裁者は確認作業に多くの時間を費やされ、本来業務の時間を圧迫していました。 また、社内で利用するシステムやデータが個々に分断されており、情報管理・活用・分析ができていない課題も存在。 2023年までに、社内業務全般のデジタル化による業務改善・効率化、それらを現場部門自らが取り組むことのできる状態を目指すべく、ワークフロー、文書管理の両方をノーコード・ローコード開発できるシステムの検討を開始しました。

申請業務だけなく社内業務全般のデジタル化を目的に導入

　北海道ジェイ・アール・システム開発は当初、紙の申請業務の電子化をメインにワークフローシステムの選定をおこなっていました。 しかしSmartDB®︎の試験利用を経て、単に紙やハンコを置き換えるだけの電子化ではなく、文書管理を含めた社内業務全般とそのプロセス全体をカバーしたデジタル化のアプローチに惹かれ、当初の方針から変更しました。 改善すべき社内のさまざまな業務があるなか、他社システムに比べて実現できるカバー範囲がもっとも多かったことがSmartDB®︎採用決定の後押しになっています。
　北海道ジェイ・アール・システム開発では、業務支援グループ企画ユニット部門が中心となり、まずは稟議書のデジタル化が進行しています。 それにあたり、32種類のうちSmartDB®︎に移行する稟議書は、業務プロセスを整流化するため1つの稟議アプリに統合。 対象業務によって必要項目やアクセス権限が異なる点もSmartDB®︎の機能を活用し、ノーコードで開発できています。 また週1回の社内勉強会を開催し、非IT部門のメンバーがSmartDB®︎開発者となれるよう、教育を進めています。 これらの取り組みにより、業務デジタル化・業務改善がさらに加速化し、各部門の残業時間の削減にもつながると考えています。 今後SmartDB®︎は、各社取引先との課題管理での活用や、社内業務システムとの連携など、さまざまな業務デジタル化に活用される予定です。

【イメージ：SmartDB®︎による稟議のBefore/After】

　北海道ジェイ・アール・システム開発とドリーム・アーツは、今後も”協創”で「現場力強化」「企業競争力向上」の領域において、さらなるパートナーシップを育んでまいります。

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