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「内部統制システムの整備に関する基本方針」の一部改定に関するお知らせ

当社は、本日開催の取締役会において、「内部統制システムの整備に関する基本方針」を 一部改定することを決議いたしましたので、お知らせいたします。なお、改定後の内容は下 記のとおりであります。

記

（１）取締役・使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

取締役・使用人の職務執行は法令、定款及び社内規程の定めによるとともに、法令遵守、 公正な業務運営の確保が基本である旨の社風作りを目指す。社長を委員長とするコンプラ イアンス委員会を設置し、その下に地区・子会社による分科会を設置、コンプライアンス 経営の徹底・啓発を図り、倫理教育・内部報告体制をとる。 「杉村グループ倫理規程」に「市民社会の秩序に脅威を与える団体や個人に対しては、 毅然とした態度で立ち向かい、一切の関係を遮断する。」と定め、反社会的勢力に対しては、 弁護士、警察等とも連携し組織的に対応する。 「内部通報処理に関する規程」において、使用人等からの組織的または個人的な法令違 反行為等に関する相談または通報を受ける窓口（通報窓口）の設置を定め、不正行為等の 早期発見と是正を図る。

（２）取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

取締役の職務執行に係る情報は議事録・稟議書・契約書等の文書により保存するものと し、その保存期間及び管理体制については文書簿表保存規程による。

（３）損失の危険の管理に関する規程その他の体制

損失の危険の管理は「杉村グループリスク管理規程」及び関連社内諸規程の定めによる。 定期的にリスクマネジメント委員会を開催し、事業の継続及び安定的発展を阻害すると想 定される様々なリスクを分析し、またその対策を検討し、社内で共有することにより、そ のリスクの回避または低減を図る。また内部監査室が定期的にリスク対策等の状況を検証 し、その結果を社長及び監査等委員会に報告する。  重大な損失またはその恐れが発生した場合は、社長はリスク管理責任者を指名してリス ク対策室を設置し、当社の損失を早期にかつ最小限に止める措置を講じる。

（４）取締役の職務の執行が効率的に行われていることを確保するための体制

経営に係わる重要事項については社内規程に従い、経営会議の審議を経て取締役会にお いて社外取締役も交え協議の上、執行決定を行う。 取締役会等での決定に基づく業務執行は、社長の下、業務担当取締役、各部室長が遂行 し、それぞれの組織権限や実行責任者、業務手続きは社内規程による。

（５）当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

杉村グループ全社を対象とした「杉村グループ倫理規程」、「コンプライアンス委員会規 程」、「内部通報処理に関する規程」及び「杉村グループリスク管理規程」を設け、適切に 運用するとともに次の体制を維持することにより、子会社を含む企業集団として業務の適 正を確保する。

イ．子会社の取締役等の職務の執行に係る事項の報告に関する体制

月 2 回開催する経営会議において、各子会社の社長は営業報告並びに重要な取締役会決 議事項の執行状況の報告を行う。 年 2 回開催する杉村グループ取締役（社外取締役を除く）及び管理職による合同管理職 会議において、事業結果の検証とグループ目標の明確な付与を行うとともに、グループの 連帯感の維持向上を図る。

ロ．子会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制

子会社の損失の危険の管理は「杉村グループリスク管理規程」及び子会社の諸規程の定 めによる。経営会議及びリスクマネジメント委員会で、子会社から事業の継続及び安定的 発展を阻害すると想定されるリスクの報告を求め、そのリスク発生が当社に及ぼす損失を 分析・検討し、社長はリスクの回避または低減に必要な措置を子会社の社長に指示する。 また内部監査室が子会社の内部監査室等と連携し、定期的に子会社のリスク対策等の状 況を検証し、その結果を社長、監査等委員会及び子会社の社長に報告する。 子会社に重大な損失またはその恐れが発生し、当社に重大な影響を及ぼすと判断した場 合は、社長は当社からリスク管理責任者を指名してリスク対策室を設置し、子会社及び当 社の損失を早期かつ最小限に止める措置を講じる。

ハ．子会社の取締役の職務の執行が効率的に行われていることを確保するための体制

子会社の社長及び取締役が経営会議に出席し、子会社の経営計画に関する事項、財務に 関する事項、稟議に関する事項及びその他業務執行上で重要と認められる事項の報告を行 い、社長は必要があると認める場合は子会社の社長に指示・助言を行う。 ニ．子会社の取締役・使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するた めの体制 「杉村グループ倫理規程」を共有して、子会社の法令遵守及び公正な業務運営の確保を 図るとともに、反社会的勢力との一切の関係を遮断する。当社社長を委員長とするコンプ ライアンス委員会に子会社の取締役・使用人の出席を求め、子会社のコンプライアンス経 営並びに倫理教育・内部報告体制を確認する。また子会社のコンプライアンス分科会を通 して、子会社の使用人へのコンプライアンス意識向上の体制を確認する。

（６）監査等委員会がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該

使用人に関する体制並びにその使用人の取締役（監査等委員を除く。）からの独立性に関 する事項、並びにその使用人に対する指示の実効性の確保に対する事項 社長は監査等委員会より監査等委員会の職務の補助をすべき使用人（以下、「補助使用人」 という。）を置くことを求められた場合、取締役会で補助使用人の人数地位等について審議 の上決定する。 監査等委員会の補助使用人は、監査等委員会の円滑な運営及び監査の有効化を図るため、 監査等委員会の指示・命令に従い、他の業務から独立して監査等委員会の補助業務を行う。 またその補助使用人は、監査等委員会が必要と認める社内会議及び研修会等に出席する。 監査等委員会の職務を補助する使用人の人事異動考課については、あらかじめ監査等委 員会の同意を求める。また、賃金その他報酬についてもあらかじめ監査等委員会の同意を 得たうえで、取締役会で決定する。

（７）監査等委員会への報告に関する体制

次の体制を維持して、監査等委員会への報告に関する体制を確保する。

イ．取締役（監査等委員を除く。）及び使用人が監査等委員会に報告するための体制その 他の監査等委員会への報告に関する体制 取締役（監査等委員を除く。）及び使用人は、監査等委員が重要な会議に出席しなかった 場合、求めに応じて付議された案件等について監査等委員会に報告する。また当社に著し い損害を及ぼす恐れのある事実、内部監査室が実施した監査の結果も監査等委員会に報告 する。その他、監査等委員会から職務遂行について報告を求められたときは、速やかに適 切な報告を行う。 「内部通報処理に関する規程」により設けられた通報窓口に寄せられた情報を、窓口管 理者は定期的に監査等委員会に報告する。内部調査等が行われた場合は、調査結果、是正 措置及び再発防止策も随時、監査等委員会に報告する。

ロ．子会社の取締役、監査役及び使用人又はこれらの者から報告を受けた者が当社監査 等委員会に報告するための体制 監査等委員は子会社の取締役会その他重要な会議に陪席することができる。 子会社の取締役及び使用人は、監査等委員が子会社の取締役会等重要な会議に陪席しな かった場合、求めに応じて付議された案件等について監査等委員に報告する。また当社に 著しい損害を及ぼす恐れのある事実、子会社の内部監査室等が実施した監査の結果も報告 する。その他、監査等委員会から職務遂行について報告を求められたときは、速やかに適 切な報告を行う。 「内部通報処理に関する規程」は杉村グループ全社を対象としている。そのため子会社 の取締役及び使用人からの内部通報も当社通報窓口が受け取り、その情報は上記イと同様 の扱いになる。

（８）内部通報等で報告をした者がその報告をしたことを理由として不利な取扱いを受け ないことを確保するための体制 杉村グループの「内部通報処理に関する規程」に、通報者の保護を明記し、当社グルー プの取締役及び使用人に対して、内部通報をした者が当該報告をしたことを理由として、 不利益な取扱いを行わないことを周知徹底する。また、当社及び子会社は、通報者の職場 環境が悪化することのないよう適切な措置をとる。 

（９）監査等委員の職務について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項 監査等委員がその職務の執行について、会社に対して会社法第 388 条に基づく費用の前 払い、支出した費用の償還、又は負担した債務の債権者に対する弁済の請求があったとき は、その請求に係る費用等が監査等委員の職務の執行に必要ないと認められた場合を除き、 速やかにその費用、償還又は弁済を処理する。

（１０）その他監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制 監査等委員が重要な会議、委員会に出席できる体制をとる。 議事録、稟議書、契約書等の文書は監査等委員会の縦覧に供する。 監査等委員会は必要に応じて各種会議の担当者に対して必要な調査、報告等を要請する ことができる。 内部監査室は、監査等委員会と緊密な連携を保持し、また、監査等委員会の要請に応じ てその監査に協力する。

（１１）財務報告の信頼性を確保するための体制 財務報告の信頼性を確保するため、金融商品取引法に基づく、有効かつ適切な内部統制 システムを構築する。 杉村グループの取締役全員（非常勤を除く）と幹部社員で構成する内部統制委員会を設 置し、現状の把握、不備・是正の検討、体制の見直し等を行い、適切な体制を整備する。 また、その体制の信頼性、適正性を維持・向上するため整備・運用状況について継続的 に評価し、必要な是正措置を行うものとする。